Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

19 marca 2020 0 przez Redakcja

Czasy, gdy wszystkie dokumenty miały postać papierową, odchodzą w niepamięć. Aktualnie coraz więcej firm decyduje się na dokumenty elektroniczne i wraz z nimi wdraża elektroniczny obieg dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest?

Dokumentacja w formie elektronicznej znacznie usprawnia realizację procesów w każdym przedsiębiorstwie. Gdy dokumenty te wykorzystywane są przez wiele działów, wówczas wsparciem w ich działalności jest elektroniczny obieg dokumentów, który jest potoczną nazwą stosowaną na odpowiedni system informatyczny zarządzający dokumentami i zadaniami.

Elektroniczny obieg dokumentów bazuje na tak zwanym workflow, czyli na przepływie informacji pomiędzy uczestnikami biorącymi udział w ich przetwarzaniu. To ważny element automatyzacji procesów biznesowych, zwłaszcza w przypadku pracy grupowej.

Jak w praktyce wygląda elektroniczny obieg dokumentów?

Pod kątem praktycznym elektroniczny obieg dokumentów ma postać programu komputerowego, który pozwala na dostęp i wymianę dokumentacji w czasie rzeczywistym.

Oprogramowanie to opiera się na wspólnej bazie danych zawierających dokumenty, dlatego też dostęp do takiej właśnie bazy posiadają wszystkie osoby, którym zostały nadane właściwe uprawienia.

Obieg dokumentów tego typu może być także elementem realizacji określonych usług skierowanych dla biznesu, na przykład jako outsourcing księgowości, kadr i płac.

Jakie korzyści niesie ze sobą elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów wprowadzony w przedsiębiorstwie niesie ze sobą szereg korzyści, wśród których znajdują się m.in.:

  • możliwość realizacji wielu obowiązków w sposób zautomatyzowany,
  • oszczędność czasu na realizacji obowiązków,
  • zmniejszenie ryzyka błędów w dokumentacji,
  • dostęp do dokumentacji w wielu miejscach jednocześnie,
  • łatwiejsza praca w przypadku rozproszonych firm, outsourcingu.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Wdrożeniami systemów elektronicznego obiegu dokumentów zajmuje się obecnie wiele firm świadczących usługi dla biznesu. Nic dziwnego – elektroniczny obieg dokumentów to korzystne rozwiązanie, poszukiwane i wdrażane obecnie przez wiele przedsiębiorstw.