Jakie dokumenty można zniszczyć w 2025 roku?

W 2025 roku wielu przedsiębiorców, księgowych i osób prywatnych stanie przed pytaniem: jakie dokumenty można zniszczyć w 2025 roku? Odpowiedź na to pytanie wymaga znajomości przepisów dotyczących przechowywania dokumentów oraz zasad archiwizacji. W artykule wyjaśnimy, które dokumenty można bezpiecznie zutylizować, jakie terminy przechowywania obowiązują w Polsce oraz jak prawidłowo przeprowadzić proces niszczenia dokumentów, aby działać zgodnie z prawem i chronić dane osobowe.

Dlaczego warto przeglądać dokumenty w 2025 roku?

Każdego roku firmy i osoby prywatne gromadzą stosy dokumentów – od faktur, przez umowy, po deklaracje podatkowe. Przechowywanie ich przez dłuższy czas jest nie tylko kosztowne, ale także zajmuje cenną przestrzeń. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wiele dokumentów z poprzednich lat może już kwalifikować się do zniszczenia. Kluczowe jest jednak ustalenie, z którego roku można zniszczyć dokumenty w 2025, aby uniknąć problemów prawnych, takich jak brak dostępu do dokumentów podczas kontroli skarbowej.

Regularne porządkowanie archiwum pozwala nie tylko zwolnić miejsce, ale także zminimalizować ryzyko naruszenia przepisów RODO. Wyciek danych z niepotrzebnie przechowywanych dokumentów może skutkować wysokimi karami. Dlatego warto podejść do tego procesu profesjonalnie.

Jakie dokumenty można zniszczyć w 2025 roku?

W Polsce okres przechowywania dokumentów regulują przede wszystkim Kodeks pracy, Ustawa o rachunkowości oraz przepisy podatkowe. Oto najważniejsze kategorie dokumentów, które w 2025 roku mogą kwalifikować się do zniszczenia:

1. Dokumenty księgowe

Jakie dokumenty księgowe można zniszczyć w 2025? Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, dokumenty księgowe, takie jak faktury, rachunki czy księgi rachunkowe, należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że w 2025 roku można zniszczyć dokumenty księgowe z 2018 roku lub wcześniejsze, pod warunkiem że nie są one przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego. Przed zniszczeniem dokumentów warto upewnić się, że wszystkie deklaracje podatkowe za dany rok zostały złożone i rozliczone.

2. Dokumenty kadrowe

Dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak listy płac, karty wynagrodzeń czy ewidencje czasu pracy, również podlegają określonym okresom przechowywania. Zgodnie z Kodeksem pracy, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy (dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku) lub 50 lat (dla wcześniejszych).

3. Deklaracje podatkowe

Deklaracje PIT, CIT czy VAT muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku, w którym złożono deklarację. W 2025 roku można więc zniszczyć deklaracje podatkowe z 2018 roku lub wcześniejsze, o ile nie są one związane z toczącym się postępowaniem.

4. Inne dokumenty

Niektóre dokumenty, takie jak umowy cywilnoprawne, potwierdzenia przelewów czy notatki służbowe, mogą nie podlegać ścisłym wymogom przechowywania. Jeśli nie są już potrzebne do celów prawnych czy operacyjnych, można je zniszczyć, pamiętając o zasadach ochrony danych osobowych.

Jak przygotować się do niszczenia dokumentów w 2025 roku?

1. Przegląd archiwum – Sporządź listę dokumentów i sprawdź, które z nich osiągnęły wymagany okres przechowywania.
2. Konsultacja z księgowym – Upewnij się, że dokumenty nie są potrzebne do celów podatkowych lub prawnych.
3. Segregacja – Oddziel dokumenty do zniszczenia od tych, które nadal muszą być przechowywane.
4. Zniszczenie – Skorzystaj z profesjonalnej usługi lub odpowiedniego sprzętu.
5. Dokumentacja – Zachowaj potwierdzenie zniszczenia, jeśli korzystasz z usług zewnętrznych.

Jak prawidłowo zniszczyć dokumenty?

Zniszczenie dokumentów to nie tylko wrzucenie ich do kosza. Zgodnie z RODO, dokumenty zawierające dane osobowe muszą być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Najlepiej skorzystać z usług profesjonalnych firm, które oferują bezpieczne niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami. Profesjonalne niszczenie powinno obejmować użycie niszczarek przemysłowych o wysokim poziomie bezpieczeństwa (np. P-4 lub wyższym wg DIN 66399/ISO 21964) oraz wystawienie certyfikatu zniszczenia.

Nie warto czekać, aż archiwum zapełni się niepotrzebnymi papierami! Sprawdź, jakie dokumenty księgowe można zniszczyć w 2025, i uporządkuj je już dziś.

Materiał partnera

Adam Kostrzewski

Adam Kostrzewski, urodzony i wychowany w Warszawie, jest autorem portalu „Wieści z Warszawy”, poświęconego życiu miasta i jego mieszkańcom. Od najmłodszych lat pasjonuje się historią i kulturą stolicy, co zaowocowało stworzeniem setek artykułów, które dostarczają aktualnych informacji o wydarzeniach, miejscach i ludziach związanych z Warszawą. Adam z zaangażowaniem przybliża czytelnikom zarówno codzienne sprawy miasta, jak i mniej znane historie, pokazując bogactwo warszawskiej tradycji i nowoczesności.