Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?

Trudno wyobrazić sobie jakiekolwiek przedsiębiorstwo czy nawet niewielką rodzinną firmę bez dokumentacji. Mimo postępującej cyfryzacji, nadal w obiegu znajduje się spora ilość dokumentacji papierowej. Z tego względu warto prawidłowo archiwizować i przechowywać dokumenty, szczególnie te związane z podatkami. Ich brak może bowiem wiązać się ze stosunkowo wysokimi karami w razie kontroli skarbowej. 

Przechowywanie dokumentów a praca zdalna

Praca zdalna wiąże się z tym, że część dokumentacji firmowej znajduje się w mieszkaniach pracowników. W praktyce oznacza to, że z dokumentami może stać się tak naprawdę wszystko. Dlatego warto najważniejsze dokumenty pozostawić jednak w biurze, a pracownikom zezwolić na zebranie jedynie tych naprawdę niezbędnych.

W biurze dokumenty możesz umieścić w specjalnych metalowych szafach zamykanych na klucz. Mniej ważne dokumenty mogą zaś znajdować się w pokojach pracowników, ale w zamkniętych kontenerach biurowych. W takim przypadku pomieszczenie biurowe musi być ogrzewane, a także odpowiednio zabezpieczone (system alarmowy, ochrona). To z kolei generuje pewne stałe koszty obsługi biura nawet wtedy, gdy pracownicy pracują wyłącznie zdalnie. Warto wspomnieć, że pomieszczenia służące do przechowywania dokumentacji, należy również regularnie sprzątać.

Brak dokumentacji papierowej – czy to bezpieczne?

Z pewnością brak posiadania dokumentacji papierowej jest w pewnym sensie bardzo wygodnym rozwiązaniem. Niemniej sytuacja komplikuje się w razie niespodziewanej awarii sprzętu elektronicznego. Wówczas może dojść nawet do paraliżu działalności przedsiębiorstwa, co z kolei przełoży się na większe bądź mniejsze straty finansowe. Jeżeli prowadzenie dokumentacji i jej archiwizacja nie są Twoją mocną stroną, warto zlecić to zadanie profesjonalistom. Jest to także bardzo dobre rozwiązanie, jeżeli okazało się, że powierzchnia biurowa nie jest Ci tak naprawdę potrzebna do efektywnej pracy.

Przechowywanie dokumentów Warszawa można też zlecić firmie zewnętrznej, która nie tylko weźmie wówczas na siebie odpowiedzialność, ale także zajmie się ich utylizacją, gdy zajdzie taka potrzeba. Wówczas możesz również zrezygnować z wynajmu kosztownej powierzchni biurowej, jeżeli Twoja działalność przybrała już na stałe charakter zdalny. Dokumenty są przechowywane w specjalnych składnicach, do których będziesz mieć dostęp we wszystkie dni robocze. Składnica jest pomieszczeniem zamkniętym i odpowiednio zabezpieczonym. Co więcej, to archiwista odszuka dla Ciebie potrzebne dokumenty. Możesz także zlecić ich odebranie jednemu z pracowników, ale pamiętaj o odpowiednim upoważnieniu. Archiwista nie ma bowiem prawa wydać dokumentów osobie postronnej. To dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo Twoich dokumentów, przekazanych do składnicy.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów gwarantuje, że w razie jakiejkolwiek kontroli wszystkie niezbędne faktury, potwierdzenia wpłat, czy umowy z pracownikami będą zawsze pod ręką. To sprawi, że widmo niezapowiedzianej kontroli przestanie spędzać Ci sen z powiek.