Firma eventowa — co to jest i w czym może nam pomóc?

Niemal każdy z nas raz na jakiś czas staje przed wyzwaniem zorganizowania jakiejś oficjalnej imprezy. I nie mowa tu jedynie o własnym weselu, urodzinach czy rocznicy, ale przede wszystkim o bankietach biznesowych, zabawach plenerowych i integracyjnych, a nawet galach wręczenia nagród. Jedno jest pewne — planowanie każdego dużego wydarzenia niesie za sobą ogrom spraw wymagających dopięcia na ostatni guzik i bywa wyzwaniem nawet dla najbardziej zorganizowanych. Dlatego też, szczególnie jeśli chodzi o eventy biznesowe, z pewnością warto rozważyć pomoc agencji eventowej. Dowiedz się, czym zajmują się takie firmy i jakie korzyści możesz odnieść, zatrudniając jedną z nich!

Czym są agencje eventowe?

Coraz popularniejsze w ostatnim czasie agencje eventowe to firmy, które profesjonalnie zajmują się organizacją oraz koordynacją różnego rodzaju imprez i wydarzeń, np. imprez firmowych, pikników charytatywnych, targów i spotkań biznesowych, konferencji itp. Tym, co je wyróżnia, są z pewnością takie aspekty, jak:

• doskonałe zorganizowanie,
• szerokie doświadczenie,
• znajomość branży eventowej,
• współpraca z profesjonalistami i sprawdzonymi kontrahentami.

Jaki jest zakres działań agencji eventowej?

Profesjonalna firma eventowa kreuje wydarzenie od podstaw. To znaczy, że na początku tworzy dokładny plan imprezy tak, aby był on dopasowany do oczekiwań i potrzeb klienta. Na tym etapie określa się tematykę i skalę wydarzenia, budżet czy motyw przewodni, o ile takowy wpisuje się w charakter imprezy. Po akceptacji części merytorycznej przez klienta agencja eventowa przechodzi do realnego działania, tj. rezerwacji miejsca i kateringu, uzyskania odpowiednich pozwoleń (o ile takowe są wymagane, np. w przypadku imprez plenerowych), zapewnienia oprawy audiowizualnej czy atrakcji, rezerwacji noclegów itd.

Częstym mitem, który powstrzymuje wiele osób przed zatrudnieniem profesjonalnej firmy eventowej, jest ten, jakoby sam klient nie miał pełnej decyzyjności w procesie organizacji. Oczywiście nie jest to prawda, a każdy etap organizacji danego wydarzenia następuje w pełnym porozumieniu agencji z klientem. W końcu tylko organizator imprezy wie, czego naprawdę od niej oczekuje, a agencje eventowe są jedynie czymś w rodzaju pośrednika w kontakcie z wykonawcami i tym samym ułatwiają organizatorowi skomplikowany proces planowania.

Kiedy warto rozważyć zatrudnienie agencji eventowej?

W ostatnich latach wzrosła popularność organizacji imprez firmowych i wydarzeń o charakterze biznesowym. Niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie na niewielką skalę (np. organizacja pikniku firmowego tylko dla pracowników) czy ogromny event (np. kongres branżowy, czy gala wręczenia nagród), warto w proces organizacji włączyć profesjonalistów. Dlaczego?

Eventy firmowe – Co musisz wiedzieć o ich organizacji?

To proste. Branża eventowa jest obecnie szeroko rozwinięta, i o ile pełno jest w niej naprawdę wspaniałych usługodawców, o tyle paradoksalnie nietrudno o tych nieuczciwych. Profesjonalna agencja eventowa zajmująca się na co dzień kompleksową organizacją wydarzeń z pewnością posiada bazę sprawdzonych firm, będących gwarantem udanej imprezy firmowej. Co więcej, organizacja imprez firmowych z pomocą agencji oszczędza czas naszych pracowników, którzy zamiast skomplikowanego procesu organizacyjnego, mogą zająć się innymi kluczowymi sprawami firmy.

Warto także zauważyć, że organizacja imprez integracyjnych w Warszawie, Łodzi, Poznaniu czy innym dużym mieście może być kłopotliwa. Dzięki współpracy z firmą eventową nie musimy ograniczać się do nudnego bankietu w hotelu. Agencja eventowa pomoże w organizacji wydarzenia firmowego w plenerze, czyniąc je niezwykle ciekawymi. Przykładem mogą być imprezy tematyczne (np. w stylu PRL czy Star Wars), a także gry terenowe po mieście i geocaching.

Niektórzy mogą się także zastanawiać, po co właściwie organizować imprezę firmową na tak szeroką skalę. Jak się jednak okazuje, firmowe imprezy integracyjne czy wydarzenia branżowe niosą za sobą wiele pozytywnych skutków. Przede wszystkim takie wydarzenia wspierają wewnętrzny team building, motywują pracowników do pracy nad projektami, a także ułatwiają pozyskiwanie nowych klientów i kontrahentów. W dzisiejszych czasach istnieje nawet takie pojęcie, jak event marketing. W dużym skrócie jest to budowanie relacji i pozyskiwanie leadów sprzedażowych właśnie poprzez zorganizowanie eventu sprzyjającego nawiązywaniu kontaktów biznesowych.

Jakie wydarzenia są domeną agencji eventowych?

• Eventy biznesowo-korporacyjne: konferencje, imprezy integracyjne, szkolenia, jubileusze, gale, bankiety, premiery marek i produktów, road show;
• Eventy naukowe: seminaria, konferencje naukowe;
• Eventy sportowe i motoryzacyjne: mecze, gale wręczenia nagród, turnieje, prezentacje pojazdów;
• Eventy kulturalno-artystyczne: koncerty, festyny, pikniki, wystawy, festiwale, pokazy mody;
• Eventy charytatywne: bale i pikniki;
• Eventy delegacyjne: wyjazd integracyjny, zagraniczny firmowy event;
• Imprezy okolicznościowe: śluby plenerowe, wesela, jubileusze itp.

Dobra agencja eventowa – jak ją rozpoznać?

W ostatnich latach jak grzyby po deszczu wyrastają nowe firmy zajmujące się organizacją imprez. Nietrudno się więc domyślić, że nie każda z nich to kompleksowa agencja eventowa posiadająca doświadczenie i właściwe dla tej branży know-how. Dlatego też przy wyborze agencji eventowej warto kierować się nie ceną, ale referencjami i dostępnym portfolio.

Na co zwrócić uwagę w portfolio agencji eventowej?

Ładna strona internetowa to wciąż za mało, aby mieć pewność, że dana agencja potrafi zorganizować niezapomniany event. Natomiast opisy i galerie z dotychczas zrealizowanych zleceń i towarzyszące im opinie to znacznie lepszy gwarant. Warto również sprawdzić, czy dana firma eventowa zajmowała się już podobnymi zleceniami dla innych firm z Twojej branży.

Nie bez znaczenia jest także atmosfera podczas pierwszego kontaktu z agencją i na spotkaniu organizacyjnym. Profesjonalna firma eventowa z pewnością od samego początku będzie kłaść nacisk na jak najlepsze przedstawienie swoich kompetencji, jak również wysłuchanie, doradztwo i pełne dopasowanie się do potrzeb klienta. Niedopuszczalne są natomiast obojętność, narzucanie swoich racji czy permanentny brak dyspozycyjności. Jeśli takowe się pojawią, najlepiej od razu odpuścić i poszukać firmy eventowej poważnie podchodzącej do swoich kontrahentów.

Firma eventowa – Podsumowanie

Agencje eventowe zajmują się kompleksową organizacją i koordynacją rozmaitych imprez kulturalnych i biznesowych. Ich zadaniem jest zaplanowanie wydarzenia oraz zagwarantowanie wszelkich niezbędnych aspektów, np. miejsca, wyposażenia, kateringu, sprzętu audiowizualnego czy atrakcji. Na agencję eventową warto zdecydować się zwłaszcza w przypadku dużych wydarzeń oraz wtedy, kiedy zależy nam na pełnym profesjonalizmie. Zespół doświadczonych event managerów pomoże w planowaniu zarówno od strony technicznej, jak i merytorycznej. Ponadto dobre firmy eventowe posiadają bazę sprawdzonych kontrahentów, zapewniających obsługę imprezy na najwyższym poziomie. Korzystając z usług agencji eventowych, oszczędzamy czas i dostajemy gwarancję niezapomnianego wydarzenia.